Presentación Virtual de las Declaraciones Tributarias

Presentación Virtual de las Declaraciones Tributarias

Los contribuyentes en Colombia tienen dos tipos de deberes que cumplir, uno es el deber sustancial, es decir, contribuir y otro es el deber formal, este último referido a todas aquellas actividades que la administración tributaria le exige en su calidad de contribuyente al que se le aplica el principio legal del deber de contribuir.

Dentro de estos deberes formales encontramos:

  • La obligación tributaria de retener (impuesto a la renta, IVA o ICA)
  • La obligación tributaria de declarar (impuestos o retenciones)
  • La obligación tributaria de pagar (impuestos o retenciones)
  • La obligación tributaria de certificar (retenciones y otros)
  • La obligación tributaria de informar

 

Ahora, concretamente hablando de la presentación de declaraciones tributarias (nacionales y regionales) existen dos maneras de cumplir con este deber:

 

Declaraciones tributarias en formularios de papel, previamente prescritos por la administración tributaria.

Estos formularios se pueden comprar en puntos autorizados (Servientrega por ejemplo), se pueden adquirir en las secretarías de Hacienda o se pueden diligenciar en los portales web respectivos (www.dian.gov.co, www.shd.gov.co, por ejemplo) imprimirlos y luego presentarlos.

 

Esta labor presupone la firma física del Representante Legal o declarante y del Revisor Fiscal o Contador según corresponda a cada situación particular.

En esta parte los invito a leer el artículo publicado en este sitio web sobre la Representación Legal.

 

Declaraciones tributarias virtuales.

Estas declaraciones se diligencian en los sitios web oficiales, se firman (Representante Legal o declarante, Revisor Fiscal o Contador según corresponda a cada situación particular) de manera digital a través de mecanismos digitales (firma digital) y se presentan de manera virtual, todo con las claves y seguridades provistas por el portal web oficial de manera que se garantice primero la privacidad y seguridad de los datos y segundo, el cumplimiento del deber formal de declarar.

 

Hablando concretamente de los impuestos nacionales, administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, -DIAN-, la presentación virtual de declaraciones tributarias está taxativamente señalada para algunos contribuyentes de manera tal que por descarte, quien no se encuentre en esa lista taxativa, deberá cumplir con su deber formal de declarar en formatos de papel.

 

A la fecha de este artículo, quienes están obligados a declarar de manera virtual los impuestos nacionales administrados por la DIAN son las siguientes personas:

  • Las personas calificados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como Grandes Contribuyentes.
  • Las entidades no contribuyentes señaladas en los artículos 23-1 y 23-2 del Estatuto Tributario.
  • Los usuarios aduaneros , a excepción de las personas naturales inscritas en el Registro Único Tributario como importadoras
  • Los Notarios (son personas naturales).
  • Los Consorcios y Uniones Temporales.
  • Los intermediarios del mercado cambiario, los concesionarios de servicios de correos que presten servicios financieros de correos y los titulares de cuentas corrientes de compensación que deban presentar la información cambiaria y de endeudamiento externa la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.
  • Los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica.
  • Los funcionarios de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN- que deban cumplir con el deber de declarar (respecto de su obligación peronal como persona natural).
  • Los autorizados y concesionados para operar los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas a nivel nacional,
  • Los solicitantes para operar juegos promociónales y rifas, que tengan la calidad de juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional
  • Los obligados a suministrar información exógena de acuerdo con las resoluciones proferidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
  • Las personas jurídicas obligadas a presentar la declaración de retención en la fuente. Potencialmente todas las personas son agentes de retención, si alguien nunca ha retenido y retiene, la obligatoriedad surge después de este hecho.
  • Los obligados a presentar declaraciones informativas, individual y consolidada de precios de transferencia.
  • Los representantes, revisores fiscales y contadores de los obligados a presentar las declaraciones de manera virtual señalados en los numerales anteriores. (Este punto es respecto de su obligación personal como persona natural).
  • Las personas naturales residentes en el exterior que no se encuentren señaladas en el presente artículo, podrán presentar sus declaraciones, a través de los Servicios Informáticos Electrónicos haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital. Este punto es optativo porque estas personas pueden actuar desde Colombia a través de sus apoderados o representantes.

Las personas señaladas en la presente Resolución deberán presentar las declaraciones a través de los Servicios Informáticos Electrónicos, haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital, independientemente de que con posterioridad pierdan la calidad o condición por la cual fueron obligados.

 

La obligatoriedad descrita opera desde el primero (1º) de Julio de 2012 (Resolución 0019 del 28 de Febrero de 2012) aclarando que quienes a esta fecha han venido presentando sus declaraciones de manera virtual, deben continuar haciéndolo de esta forma. Para quienes adquieran alguna de las calificaciones antes señaladas con posterioridad a la fecha señalada, deberán presentar sus declaraciones a través de los servicios informáticos electrónicos, haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital emitido por la DIAN, en el mes siguiente a aquel en que surja la nueva calificación.

 

Para cumplir con la obligación de presentar las declaraciones a través de los servicios informáticos electrónicos, los nuevos obligados deberán tramitar, si no lo tienen, el mecanismo de firma digital emitido por la DIAN.

 

Soy reiterativo en afirmar que los nuevos obligados actúan directamente cuando se trata del mismo declarante o a través de sus representantes (representantes legales, padres, tutores, curadores, tercero habilitado para firmar, apoderado, mandatario, etc) y adicionalmente, si se trata de una persona jurídica obligada a presentar sus declaraciones firmadas por Revisor Fiscal o Contador Público, estos últimos también deben tramitar su mecanismo de firma digital emitido por la DIAN.

 

Como conclusión hay que decir para atender la obligación formal de declarar la administración tributaria me ofrece dos caminos, uno por papel y otro a través de mecanismos digitales, siendo excluyentes uno del otro, es decir que quien esté obligado a declarar virtualmente no le es optativo declarar por papel, porque si lo hace, la declaración que presente se tendrá por no presentada con las consecuencias que de esto se derivan.

 

 

Edinson Pino Castillo
Contador Público ​de la Universidad del Valle y Abogado​ de la Univeridad LIBRE y Especialista en Impuestos​ de la Universidad libre​. ​

 

Cuenta con una experiencia de más de 25 años como empleado en el sector privado en el campo tributario, contable y jurídico, hasta el año 2009.
   
Desde 2010 ​se desempeñ​a como Asesor y Consultor Privado en los campos tributario, contable y jurídico.

Además, es ​Docente Universitario en pregrado y postgrado en los campos tributario, laboral, comercial y contable.

 

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